一次成功的大型會展活動要辦得好，辦得出色，有很多的因素：主辦方精心策劃，承辦者的到位安排，場地的選擇，宣傳推廣等。新聞媒體對於會展的報道不能僅現於報道新聞，而是能夠通過策劃出新聞，出亮點，使新聞媒介真正扮演好信息傳播者的角色。杭州世界休閑博覽會在籌劃過程中就看中了這點，聯合了杭州日報、都市快報、每日商報等媒體，對博覽會進行全方位策劃與報道。
新聞媒體對於一個國際性大型會展的策劃報道，包括會展前的各方準備工作，會展中的動態新聞，會展後的總結階段等。如何讓新聞媒體的這些策劃報道從理論上成為一種共性的東西，正是本文需要重點探討的問題。
營造氛圍——會展前的新聞策劃與報道
會展的前期策劃安排往往需要很長的一段時間，這主要看會展的大小程度。以2006年杭州世界休閑博覽會為例，會前新聞報道主要集中在以下幾點：
1.報道會展動態信息，營造整個氣氛。要報道一場國際性大型會展，營造氛圍至關重要。在會展還沒有開始時，新聞媒體及時地跟進會展籌備情況，對它的動態信息隨時報道可以讓人們短時間內了解此次會展的大致進展情況。通過報道一些會展主辦方、承辦方等的準備工作，來烘托氛圍，將人們的眼球逐漸吸引到這個會展中來。
2004年12月23日的每日商報便以《這就是2006休博會》為題，提前一年多開始烘托氣氛，力求將“休博會”這個嶄新的字眼帶入杭城人們的心中。文中，以座談會上宋城集團董事長助理楊軼清所說的一句話，“休博會是一扇窗，是一道門，一條路”為開頭，休博會執委會副主任介紹了2006年杭州世界休閑博覽會準備的情況，參加座談會的各方麵專家也暢所欲言，各自對休博會提出了很多建議和意見。這個事件隻是休博會開始前舉行的一個座談會，屬於會展準備工作的一個常規的動態信息。媒體報道的目的是營造一個良好的輿論氛圍。
2.提供有關會展的全方位服務信息，越全麵越好。通過對會展動態信息的不間斷的報道，人們的視線漸漸開始關注起此次會展。於是，新聞媒體及時地為人們提供關於參加會展的服務信息，如當天參加會展的交通出行線路信息、會展門票銷售情況、會展的曆史背景、參加會展該注意的地方等等，這些都是人們在關注一個大型會展之後非常希望得到的信息。
如果會展舉辦的地點是一個新的場館，那麽交通信息就顯得更加重要。2006年那屆杭州休博會舉辦地就是一個新建的休博園，而且遠離市區。杭州日報在休博會開幕式前兩天就推出了關於交通出行的報道。他們采用直接明了的新聞標題《休博會開幕當天出行有講究》，詳細介紹了休博會開幕當天市區開設的休博專線途徑路線。文章采用的是建議式的口吻，以一個“專家”的身份讓關注這個信息的人們倍感親切。
3.預告會展的亮點所在，力在求新。任何一個有亮點的新聞都是會吸引人的，會展報道也不例外。在做足會展服務信息報道的同時，報道會展的亮點才更能夠抓住那些潛在與會者。很多人原本沒有關注這個會展，很多時候是因為一則亮點十足的新聞報道才吸引了他們對這個會展的關注。
浙江在線新聞網站在休博會開幕前有一篇新聞報道，是一個分會場活動的預告，而且是挑選其中的新鮮節目重點預告，在題目上用了“亮點揭密”這樣充滿懸疑的字眼，讓人們能夠順著這幾個字，充滿興趣地去探究“謎底”。
4.開設會展專版、專欄，將會展“預展”。杭州電視台生活頻道播出的《休閑2006》便是一檔專門為休博會特別開播的電視節目。這是一檔為愛休閑、會休閑的觀眾量身定做的特色大餐。在30分鍾時間裏，主持人以俊男美女的方式組合亮相，以脫口秀的形式調侃出最快、最新的熱門休閑資訊，讓觀眾在輕鬆愉快的環境中第一時間掌握休閑動態。通過這樣的節目，讓人們漸漸了解和接受休閑杭州這個概念，在休博會到來的時候能夠真正融入其中。
電視媒體開設休博專欄，平麵媒體也可以通過專版的形式對會展進行會前“預展”，它的效果也許會來得更為直觀。同時報紙版麵設計應該具有較強的視覺性，圖文並茂，增強衝擊力。
大力造勢——會展中的新聞策劃與報道
大型會展一旦開幕，關於這個會展的各方麵信息就像暴風雨一樣勢不可擋地湧現。此時就需要新聞媒體加強策劃，充分發揮新聞策劃的作用。
會展當中的新聞策劃與會展前的營造氛圍既有著相同之處，也有著很大不同點。可以說它們是相互聯係又相互區別。會展中的新聞策劃與報道是會展前的策劃與報道的發展，它們是層層遞進深入的關係。
營造聲勢，吸引更廣泛的人來參與會展，媒介的策劃與報道是最好的捷徑。對於會展當中的新聞策劃與報道須注意幾點：
會展動態信息依舊不可缺少；
挖掘會展中的亮點新聞，報道力度有所區別；
既要有現象式報道，更要注重深度報道；
及時提供服務信息，《玩轉休博會花費算算看》、《煙花大會交通出行看仔細》等報道在給人們傳達必要信息的同時還給人們做了出行向導。
與會展前的報道不同的是，會展當中的服務信息應該更加全麵與周到，它應該是涵蓋更加廣泛的服務範疇，除交通信息外，還可以涉及到天氣信息、參與會展的花費信息等等。而且也要做到及時，隨著會展的進展的程度適當地調整。
在會展期間，新聞媒體開展一些與會展有關的讀者互動活動，將大大提高會展在人們心中的關注度。在2006年杭州世界休閑博覽會中，就推出了大量的互動活動。杭州日報推出了“看看休博會，月月免費遊”的活動；錢江晚報則有一篇互動性很強的休博會報道《七嘴八舌說休博》；浙江在線新聞網站還推出了“閉幕式搶票遊戲”……這樣的互動大大增強了休博會在廣大讀者心目中的關注度，讓更多的人參與其中。
之前談到的一些策劃都是零散的，對於大型會展的新聞報道還需要整體性。在會展舉行過程當中，媒體可以開設專門的版塊，每天不定頻率地報道會展的信息，將會展的信息進行整合，轟炸式地展現在讀者麵前。此階段的新聞報道應該是整個會展報道的最高潮階段，從時間上、空間上全方位地進行采訪報道，將會展整個氛圍推向高潮。【關注易江會展】