參加展覽會是企業最重要的營銷方式之一，也是企業開辟新市場的首選方式。在同一時間、同一地點使某一行業中最重要的生產廠家和購買者集中到一起，這種機會在其它場合是找不到的。通過參加展覽會，人們可以迅速全麵地了解市場行情。許多工商企業正是借助展覽會這個渠道，向國內外客戶試銷新產品、推出新品牌，同時通過與世界各地買家的接觸，了解誰是真正的客戶，行業的發展趨勢如何，最終達到推銷產品、占領市場的目的。美國貿易展覽局近期作出的一份調查顯示，製造業、通訊業和批發業中，2/3以上的企業經常參加展覽會；金融、保險等服務性行業雖然隻能展示資料和圖片，但依然有1/3以上的公司將展覽會視作主要的營銷手段。
(一)了解特性
若要充分利用展覽會，必須了解展覽會的特性。展覽會有別於其它營銷方式，它是唯一充分利用人體所感官的營銷活動，人們通過展覽會對產品的認知是最全麵、最深刻的。同時，展覽會又是一個中立場所，不屬於買賣任何一方私有。從心理學角度看，這種環境易使人產生獨立感，從而以積極、平等的態度進行談判。這種高度競爭而充分自由的氣氛，正是企業在開拓市場時最需要的。
同時，展覽會又是一項極為複雜的係統工程，受製因素很多。從製定計劃、市場調研、展位選擇、展品征集、報關運輸、客戶邀請、展場布置、廣告宣傳、組織成交直至展品回運，形成了一個互相影響互相製約有機整體，任何一個環節的失誤，都會直接影響展覽活動的效果。
如果對展覽會的這些特性了解不夠，即使展出者花費了大量的人力物力，也未必能達到預期的效果。
(二)明確目標
說起參展目標，經常聽到的幾種典型錯誤有：
“老板讓來的！”
“因為我們每年都參加這個展覽會。”
“因為我們的競爭對手也來了。”
“這是全行業最大展覽會。”
實際上，這些都不是參展目標，最多算是展出原因，而且沒有一條是根本原因。
企業的參展目標通常有以下幾種：樹立、維護公司形象；開發市場和尋找新客戶；介紹新產品或服務；物色代理商、批發商或合資夥伴；銷售成效；研究當地市場、開發新產品等等。德國展覽協會根據市場營銷理論將參展目標歸納為：基本目標、產品目標、價格目標、宣傳目標和銷售目標五類。企業可能會同時有幾種目的，但在參展之前務必確定主要目標，以便有針對性地製定具體方案，區分工作重點。
(三)謹慎選擇
一般來說，企業在選擇展覽會時，應結合參展目的重點考慮以下幾個因素：
1．展會性質。每個展覽會都有不同的性質，從展覽目的可分為形象展和商業展；從行業設置可分為行業展和綜合展；按觀眾構成可分為公眾展與專業展；按貿易方式可分為零售展與訂貨展；以展出者劃分，又有綜合展、貿易展、消費展….凡此種種，不一而足。在發達國家，不同性質的展覽會界限分明。但是在發展中國家，由於受到經濟環境和展覽業水平的限製，往往難有準確的劃分。參展商應結合自身需要，謹慎選擇。
2.．知名度。現代展覽業發展到今天，每個行業的展覽都形成了自己的“龍頭老大”，成為買家不可不去的地方，如芝加哥工具展、米蘭時裝展、漢諾威工業博覽會、廣州全國出口商品交易會等。通常來講，展覽會的知名度越高，吸引的參展商和買家就越多，成交的可能性也越大。如果參加的是一個新的展覽會，則要看主辦者是誰，在行業中的號召力如何。名氣大的展覽會往往收費較高，為節省費用，可與人合租展位，即使如此，效果也會好於參加那些不知名的小展覽會。
3．展覽內容。現代展覽業的一大特點是日趨專業化，同一主題的展覽會可細分為許多小的專業展。例如，同樣是有關啤酒的展覽會，其具體的展出內容可能是麥芽和啤酒花，可能是釀造工藝，可能是生產設備，可能是包將材料工技術，也可能是一場品牌大戰。參展商事先一定要了解清楚，以免“誤入岐途”。
4．時間。任何產品都具有自己的生命周期，即新生、發育、成熟、飽和、衰退五個階段。展出效率與產品周期之間有一定的規律，對於普通產品而言，在新生和發育階段，展會有事半功倍的效果；在成熟和飽和階段，展出的效果可能事倍功半；到了衰退階段，展出往往會勞而無功。
5．地點。參加展覽會的最終目的是為了向該地區推銷產品，所以一定要研究展覽會的主辦地及周邊輻射地區是否是自己的目標市場，是否有潛在買力，必要時可先進行一番市場調查。曾經有一個生產拖鞋的廠家，想當然地認為非洲天氣熱則非洲人一定會購買其產品。到了那邊才發現，非洲天氣熱不假，但那裏一些地區的老百姓平時根本就不穿鞋。
(四)精心準備
一旦決定了參加某一個展覽會，則要即刻開始積極籌備。展覽會是一項係統工程，千頭萬緒，需要考慮的問題很多。怎樣才能合理使用人力、財力和精神呢？有人對展覽會上的參觀者作了調查，發現影響他們記憶的因素主要有六條，建議展出者不妨從這裏入手：
1．展品選擇。展品質展出者能給參觀者留下印象的最重要因素。在參觀者的記憶因素中，“展品有吸引力”占到39%的比重，應予重點考慮。選擇展品有三條原則，即針對性、代表性和獨特性。針對性是指展品要符合展出的目的、方針、性質和內容；代表性是指展品要能體現展出者的技術水平、生產能力及行業特點；獨特性則是指展品要有自身的獨特之處，以便和其它同類產品區分開來。
2．展示方式。展品本身大部分情況下並不能說明全部情況、顯示全部特征，需要適應圖表、資料、照片、模型、道具、模特或講解員等真人實物，借助裝飾、布景、照明、視聽設備等手段，加以說明、強調和渲染。展品如果是機械或儀器要考慮安排現場示範，甚至讓參觀者親自動手；如果是食品飲料，要考慮讓參觀者現場品嚐，並準備小包裝免費派發；如果是服裝或背包，則要使用模特展示，或安排專場表演。這些都是為了引起參觀者的興趣，增加他們的購買欲望。
3．展台設計。展台設計的表麵任務是要好看，根本任務則要幫助展出者達到展覽目的。展台要能反映出展出者的形象，能吸引參觀者的注意力，能提供工作的功能環境。因此，展台設計在注重視覺衝擊力的同時，還要注意以下幾點：展覽會不是設計大賽，展台設計要與整體的貿易氣氛相協調；展台設計是為了襯托展品，不可喧賓奪主，讓綠葉淹沒了紅花；展台設計要考慮參展者的公眾形象，不可過於標新立異；展台設計時不要忽略展示、會談、谘詢、休息等展台的基本功能。
4．人員配備。人是展覽工作的第一要素，也是展覽成功與否的關鍵所在。展台的人員配備可以從四個方麵加以考慮：第一，根據展覽性質選派合適類型或相關部門的人員；第二，根據工作量的大小決定人員數量；第三，注重人員的基本素質，如相貌、聲音、性格、自覺性，能動性等。第四，加強現場培訓，如專業知識、產品性能、演示方法等等。展台人員要結合參展商品的特點，靈活應付：如果是大眾消費品應著力樹立品牌形象，在消費者中形成親和力；如係新產品，須大力宣傳其與眾不同之處；產品如具獨創性，則應強調其技術上的突破性。
5．客戶邀請。展覽會上若能顧客盈門當然求之不得，但有時難免會出現門庭冷落的情況。這就要求參觀者不應被動地等客戶到來，要有意識地邀請客戶來。可采取直接發函、登門拜訪、通過媒體做廣告、現場宣傳、派發資料等手段，邀請和吸引客戶。總之，要未雨綢繆，把工作做在前麵。企業參加展覽會時如果按照以上步驟甄別、選擇和籌備的話，會收到事半功倍的效果。
第二章國外的參展的費用
到國外參展,究竟租用多少攤位恰當，租用多大展館為宜，采用何種方式進行展出最佳等等，都須慎重考慮，切不可突發"展位越大越魄"的奇想，要力戒脫離實際需要，背離"投入產出"的效益原則，同時對展覽會的費用項目多作具體的了解，比較，並作深入探討。一旦對外簽約，則應守合同，講信用，不可任意撤約，造成信譽與經濟上的損失。
第三章布展設計
提高展覽質量，展覽設計和攤位布置是至關重要的一環。以前的參展企業，有較多的公司對展位設計重視程度不夠或參展人員的參展經驗不足，出現公司隻重視展品質量，忽視攤位內部布置等現象。有的攤位在展位內隨意堆放，像擺地攤，致使展品內容雖好，但從展台整體看去，仍較暗淡無光，影響了公司的形象和貿易的成交，這對參展者的損失是不可估計的。鑒於此，特有以下幾點建議，供各參展商參考！
1．根據公司自己的攤位麵積，把握好參展品的數量和質量，不宜過多，否則給人一種擁擠感；當然也不宜過少，給人空蕩感。
2．重視布展工作，對展位內的一釘一線都要認真講究。牆麵上不宜亂訂亂掛，如做裝飾處理應在國內準備好，做到處處有交代，事事有準備，不留傷痕，不留印記。做到點線麵相結合，展品擺放時要具體設計好位置，做到高低起伏，錯落有致，層次分明。
3．提高參展人員的素質，認真對待展台設計工作，講究效果，反映水平，力求展品布置由過去的完成型向當今的講究型發展。
4．建議參展公司在籌備展品時，根據國際標準展位的尺寸（長3mX寬3mX高2.5m）,準備2到3幅能反映貴司產品和規模的掛圖（畫、圖片），尺寸為120cm*90cm（豎版式）或90cm*60cm（橫版式），或者更大幅的掛圖（寬度最好不要超出2.5M）。國內裝好後隨展品一同發往國外。（相關企業的文字說明設計如圖片一樣）。同時對掛圖如何布置在牆上有個提前準備，譬如相關的掛鉤等。
5．做好以上工作，一方麵可以從容布展、撤展，更重要的是能夠展示公司形象和實力，增強參展效果。
第四章展會的章程與海關對展覽品的監管辦法
詳盡地了解有關展覽的展覽章程和展覽品的監管辦法，是辦好展覽、取得理想效果的重要條件。一個展覽會的章程，對展覽各方麵的事宜均有明確的規定。如第10次大阪國際博覽會的一般規程，包括了下述29個方麵：1．名稱2．目的3．主持單位4．支持5．讚助6．會期7．會場8．展出者及展品9．展覽場地種類及其基本設施10．展覽場地租費11．展覽小間的申請和合同12．展覽小間之申請與合同的取消與失效13．小間的分配14．展品搬入與搬出15．展示16．實演17．試銷18．展品的安全保護19．展覽場所的原狀恢複20．供電、電話、供水與排水21．入場22．各種經費的負擔及結算22．展覽宣傳24．展出者名錄25．事故防止與事故責任26．照像與臨摹27．會期的變更與中止28．規則的細則29．規則程序的變更。為使讀者比較實際的了解，特從中選摘八條，都是出展中常要遇到的，介紹於後：
（一）展品
A．展品是展出者生產或經營的製品。
B．似如下的東西禁止展出。武器、槍、刀、劍類，引火，爆發性或放射性危險物，劇毒物，麻藥，有可能侵害工業所有權的東西進口或禁止銷售品。另外，主辦者認為有礙於展覽會舉辦的物品。
C．保護工業所有權
有關申請工業所有權以前的發明方案的展品，根據另定的手續，受到特許法第30條3項等的保護(國內)。
（二）試銷小間：一小間9平方米(3m×3m)，安排為單排或雙排，可在試銷小間試銷的商品，於新產品及未介紹品等。其細則按另定的試銷特別章程辦理。
（三）展出：展出者利用所分配的小間，可以設置為取得展品效果所必要的展覽設備、裝飾、各種標誌等。這些設施以離床麵高2．70米為限，其細則另定。
（四）實際表演：
1．展品實際表演，要考慮到對人體、財物的安全與其它展出者是否有影響
2．主辦者認為有必要時，進行為謀求安全的處理，而限製表演或使其停止。
（五）試銷：展出者在所分配的展覽小間內，不能把展品或其它物品在展覽會期間以轉讓的條件銷售。不過，按有關規定條款可以在特定的場所試銷商品。
（六）照像、攝像及臨摹：
沒有展出者或主辦者的同意，不能對展品物進行攝影、監蘑測定取型等。
（七）展品的安全保護：
1．主辦者應由負責的管理人員管理整個展館，以保證安全。
2．展品的保護係統由展出者負責。主辦者對偷盜、丟失、火災、操作及在展覽場所裏發生的其他事故，不賠償其損失。
3．展出者對搬進館內的貨物，在運輸及展覽期間要投保，並請采取適當的保護措施。
（八）展覽場所的原狀恢複：
展出者在會場內工作時，原則上在展品撤除期間內完全恢複，所謂恢複．並非原樣不動，如因在會期內不能進行恢複，而由主辦者代辦時，其恢複所需之費用由展出者負擔。
第五章展覽品的運輸、保險與展後處理
（一）展覽品的運輸
如何將展覽品安全、準時、經濟地運到展在國的展覽館，並複運回國？一般均全權委托外運公司進行（外運公司通常又與其在展地國的運輸代理公司合作進行）。按外運公司的要求，展覽組織者應提供有關展覽品的資料，展覽會地址、日期、收件人，以及展覽品箱號、嘜頭、懈裝、尺碼、毛重、淨重、以及總的體積和重量等。應該提請注意的事項尚有：
1．抵港時間，最好稍微留有餘地，以防港口至展館途中的意外延誤。但抵港時間亦不宜過早，一會增加倉儲費用，二會增加展品受損的可能。
2．展覽品使用出口包裝，具備集裝箱運輸條件的，盡量使用集裝箱運輸方式；在散裝出運時，盡量地配載時考慮到港後卸貨的便捷。
3．嘜頭、箱號、裝卸運輸標誌要力求明顯，展覽道具箱外嘜頭的擬定，一般以取展在國大寫第一個字母，加上展出年，如1988年赴意大利展覽，嘜頭即可定為道具箱外刷製的嘜頭，及各類標誌，通常為：嘜頭、箱號、體積、重量、吊釣批示符號和防雨、易碎等安全標誌。需要加以說明的幾點是：
①、送海關一式兩份的展覽品清單：分別列出展品清冊、賣品清冊、宣傳品清冊、展覽道具清冊；.文種係展出國文種與展在國文種相對照；有些國家要求標明每件展品毛重、淨重；
②、需交驗本國出口商品檢驗局出具的展品與賣品商檢證書；
③、對某些食品、毛皮製品等，尚須出具檢疫證書。
（二）展覽品的安全與保險
出國展覽品的投保，我國一般在國內投保，投保的項目，一般是火險、水險、盜竊險。投保的作用，主要是防備萬一發生事故和失竊，尚可得到部分的補償。但補償永遠不會同失去的價值相等，特別供展覽、銷售的展賣品，推動了就等於失掉了市場時機，其看不見損失是難以追加的。所以，防患於未然是至關緊要的大事。防火處理、防火裝置、防盜措施、安全守衛與檢查製度，都應完善和健全，並貫穿於開箱至裝箱的整個展覽活動過程。特別是對那些"價值連城"的珠寶、文物之類，更應重點加以保護，力求做到萬無一失。
（三）展賣品的銷售方式
1．小賣品的出售，賺點錢不是主要目的，從展覽現場效果看，是為了活躍展覽氣氛，吸引更多觀眾；從展覽促銷角度看，小賣目的，全在於促進展覽品的銷售和獲取大批定單位，以價廉物美之印象，博取廣大觀眾對中國某些商品的良好印象，以有紀念意義的小商品，讓觀眾留下對中國展覽的記憶。同時，通過賣品出售，亦是實地了解當地消費市場的一次良機。從這最後一點考慮，不論采取何種方式出售賣品，展出者一定要參與進去作些現場考察和交談。
2．小賣品出售方式，大體有三種：
①自銷，最能取信於觀眾，但由於工作量過大，故往往將有限的展團力量牽進過多，而常常讚成本末倒置，削弱了展覽與成交的工作；
②同當地經銷商或代理商合作經營，銷售設備和大部分售貨員由當地合作者負責，可以大大減輕展覽團的工作量；
③將小賣品更適銷對路（包括部分有銷售市場的試銷品），可邀請代理商來華選購；
為使小賣品不因代理商可能的圖利心切而推動原旨，事前應與經銷代理訂立關於銷售價案同當地市場價格差價的幅度：通常低於當地市價的10%左右。
(四)展覽品的處理
對展覽品的處理，一般有這樣幾種情況：
1.國內指定不出售的，應原件運回；
2.貴重展品，一般可采取個別成交的辦法，或寄售的辦法。若二者都不成，則需運回；
3.中、低檔的商品，一般采取折扣包銷的辦法，在展覽中蒙塵、光彩失色、吊掛受損之物，折扣較大（商檔的商品、藝術品一般不打折扣，有些令人矚目的精品，相反因展覽而身價上升）。
4.展覽道具類，除了鋁合金組裝式道具之外，一般不具有重複使用價值的東西，出於運費過大的考慮，大多就地處理或出售，或贈送，或作廢物處理。一個展覽會的價值，往往會被為數不多的貴重展品占去一半或大半。所以展品處理的重點實際就在這些貴重展品的出售上，很多展團為此大傷腦筋。而橫濱1980年上海工藝美術展覽為些提供了良好的經驗。在展覽開幕之前，將貴重展品做成精致的樣本，附上一張開幕請貼，通過當地的讚助機構派人送到當地的一些準買主手中，這就為目標買主的蒞臨展覽、購買展品做了很好的公關宣傳工作。結果，銷售成績極佳。
第六章大型展覽展示活動的禮儀服務
展覽會以其獨具的專業性、針對性、直接性的特點逐漸成為國際、國內企業直接麵對客戶，展示自己的極好工具。與此同時一種新的禮儀文化隨之誕生，即展覽禮儀。展覽禮儀最早形成於40年代法國巴黎的一次展覽會，之後在70年代形成規模，並逐步向專業化、正規化發展，80年代末90年代初，展覽禮儀在我國也逐漸發展起來，尤其是近幾年伴隨展覽業的發展，我國的公司對展覽禮儀企劃也越來越重視了。
(一)什麽是展覽禮儀企劃？
展覽禮儀企劃即是通過專業策劃公司的精心策劃，為參加展覽的公司提供最完美的參展活動設計方案。它包括硬件的展位、展台布置，以及與之配合的各種聲、光、電效果；軟件的宣傳促銷活動、展覽禮儀模特的培訓及包裝等，使公司的優勢最大限度地表現出來。公司參加展覽會的主要目的無非是提高公司的知名度，吸引客戶，洽談合作，在客戶心目中樹立自己良好的品牌形象。但是要達到這些目的的前提條件必須是：先把盡可能多的人吸引過來。
(二)如何做好展覽禮儀企劃?
如何進行展覽禮儀策劃，使企業在萬商雲集中能一枝獨秀呢？
1．要了解展覽會的類型、企業品牌、產品特點、展台風格、展位的周邊環境及競爭對手的情況；
2．通過所掌握的資料進行整個禮儀活動的創意策劃。例如要達到影視效果、解說效果、配音效果等等；
3．根據展示風格，選擇禮儀小姐是活潑開朗型、小巧玲瓏型還是現代表演型模特；
4．根據選擇的模特體型服裝的設計製作，展覽服裝要求新奇悅目，可按創意分為穩重型和明快型。總之能充人夠表現一個企業的特色。
5．根據創意針對模特進行分工，例如：解說員、演員、展示員、接待員進行人員培訓。
6．展覽期間禮儀企劃公司的管理及禮儀小姐的發揮也對展覽的成功有著很大影響。
1996年國際汽車展在國際展覽中心舉行，世界名車雲集，盛況空前，取得極大成功。在成功的背後，展覽會中的禮儀企劃功不可沒。奔馳、寶馬、本田、三菱等名車不僅在展台設計、技術專業人員花了大力氣，更在禮儀策劃、人員的選擇培訓，服裝的選擇等方麵下了功夫。當我們走進展覽會，本田小姐嗓音清澈的解說，讓人讚歎不已；福特小姐的現場表演讓人流連忘返，精美的展台，高雅的小姐，更顯示出汽車的名貴。這些展覽禮儀小姐與汽車的品牌、車型、風格、特點巧妙融合，相得益彰，體現出展覽禮儀企劃的精細和獨具匠心。伴隨汽車燕尾服的轟動效應，展覽禮儀企劃更加受到人們的重視。提到模特，大家立即想到時裝表演，時裝模特在服裝業中的重要作用大家已認識到了。而對展覽模特的了解卻較為淺淡。1998年2月份的COMDEX電腦展中，一些人說，展覽模特不就是請幾位漂亮的小姐，站在那裏發資料嗎？這裏僅說對了一點，漂亮小姐發資料是為了推廣企業形象，但這還遠遠不夠，單單是漂亮的小姐還不能勝任展覽禮儀模特，展覽禮儀模特還要具備良好的公關素質。如：應變能力，動聽的聲音，流行的解說能力，服裝模特的表現力，豐富的禮儀常識等。有的企業認為本公司中有專業的技術人員，完全可以應付，就可不需要禮儀企劃。其實回答很簡單，那就是宣傳和銷售是不可分割的。現在這已成為事實。一位企業家曾經這樣說：我的產品百分之八十是靠宣傳賣掉的，餘下的百分之二十存在庫房。
好的展覽企劃可以在展覽會上使公司活起來，跨出展台，走向更廣闊的世界。
第七章大型展覽的裝飾與設計
大型展示是現代社會傳達與交流信息的重要手段之一，隨著參展規模的不斷擴大，企業注入的商業信息也在成倍的增長，大型展示除去顯示的競爭實力，其宣傳效果往往令顧客難以忘懷。對設計者來說大型展示提出了一個非同尋常的挑戰，因為普通展示設計中得出的經驗，在這裏是不適用的。在將大型展示設計具體化最終實現最佳效果的製作過程中，同電影與戲劇有著許多的相似之處，就像電影或戲劇有故事情節一樣，針對企業參展的目的和意圖決定展覽的故事內容，表現方法等，這就是展示劇情。從相關展覽場地的整體規劃到某個興趣點的具體構思，都要以這一劇情為統一要素貫穿其中。在展示設計的初期階段，也就是著手設計之初，必須構想展示劇情的大致框架，隨著設計作業的進行及對企業提供資料的調查及了解，大致上在基本設計結束時，也要決定展示劇情的各個主題的內容。所以展示設計從始至終受到展示劇情的左右。
如何建立展示劇情的框架是展示設計的關鍵，它決定著設計的走向。設計構思一定是基於某種主題所成，在基本設計的初期階段，必須先了解討論企業要傳達給參觀者什麽信息，由此決定展示的大主題和風格，好的展示主題必須能直接表達展覽內容，而且可以創造一種特殊的展覽氣氛，有效的吸引顧客達到宣傳銷售目的。其次要劃分出補充大主題的小主題，還有相關的各種項目，這些內容既要與服從整體風格，又要有其獨特的構思，能夠成為一個個精彩的局域點。這些精彩點與整體風格協調起來即成為展示劇情的框架，就如同電影和戲劇中的劇情大概。由此出發考慮場地空間規劃及造型結構的安排，開始基本設計。除了每個項目的展示意圖外各小主題間的關係也是討論的重點，由小主題的關係所構成的聯係和展示空間的格調也息息相關。一旦決定了展示劇情的框架，就要討論構成各個主題的每個項目的信息內容，但必須基於展示主題整體風格與觀點去討論，並確立展示重點，劃分展示區域和空間及結構關係，規定各種造型細節等，將這些歸納起來，就是展示劇情。
在展覽設計中所傳達的商業信息，最終還是要落實到模型，影像，圖表，樣品等多種展示媒體上。而所有這些展示媒體的分配也必須按照展示劇情的內容來決定。要將重點放在重要主題的展示上，利用創新的媒體來表現展示重點往往能得到意想不到的效果。開發豐富的想象力來創造各種新穎的宣傳媒體，討論並選擇使這些想法變成可行的具體方案，既保證符合展覽場地的限定又具有同主題統一的風格，並納入展示劇情。
基本設計方案和實施計劃隨著設計製作具體作業的進行都要改寫。尤其進入設計的實施階段，設計的詳細細節及在此展開的信息內容都一一有了定案，但有時因為場地條件及信息材料變化的關係，也必須修改設計。在這種情況下，常常回歸的原點就是展示劇情，所以展示劇情是進行大型展示設計時非常重要的關鍵。
展示設計是創造宣傳效果和銷售環境而不僅僅是藝術設計。它的藝術性遠不及商業性，從某種意義說它是企業商品的擴展延伸，大型展示設計中所注入商業信息的多少，質量的高低，直接影響企業參展的成功與否。構思展示劇情能使設計者完善，準確的把握企業與商品的所有信息，以幫助參展企業抓住市場機遇，樹立優良形象。
第八章人員出訪手續辦理
作為一家要去國外參加展覽會的企業，如何辦理相關人員的出國手續和簽證自然是他們非常關心的問題。鑒於我國政府目前對出入境管理還相對比較嚴格。展覽行業的行政審批製度依然存在，參展人員如何辦理出國手續還需要依據其所持有的護照類型來決定：
(一)私人護照
私人護照外觀顏色為紫紅色，正麵寫有“中華人民共和國護照”字樣，由公安部出入境管理局及其在各地的派駐機構簽發，通常有效期為5年，我國公民申請此類護照通常比較方便。由申請人在其戶口所在地的出入境管理部門申請（從9月1日起，北京，上海等城市的居民僅憑借身份證，戶口本就可以按需申頷護照，有些地區的公民需要提供其所在單位開具的同意涵或國外邀請人出具的邀請函，作為打算出國參展的人員，可以請國外客戶幫助出具邀請函以辦理私人護照），申請人在提交材料後通常會在兩周後得到護照。
私人護照持有者申請簽證相對手續較為簡便。大致程序如下：
拿到展覽會正式邀請函→撥打使館簽證約電話，預約時間→在簽證當天帶齊材料按時到達使館麵試→取簽證
在此過程中，參展人員需要了解以下幾點：
1．展覽會正式邀請函由中國組團方統一向展覽會索要，並在參展人員向組團方交齊費用後下發，參展人員也可要求國外客戶幫助其出具邀請函，但簽證風險相對較大。
2．有些國家使領館需要預約簽證時間，如美國，德國等，有些國家則不需要，如英國等，參展人員可以自行安排時間前去麵試。但約簽證時通常需要提供申請人護照號，姓名，出生日期，簽證約電話不需要申請人親自撥打。需要注意的是，有些國家在簽證高峰時段很難撥通電話，需要連續撥打。德國，美國等到熱點國家在每年年底及七八月份為簽證高峰期，申請人預約的簽證時間可能為其預約時間後30天，故請提前預約，以免延誤展覽會。
3．通常持私人護照的簽證申請者應在其所在領區的使領館與簽證官麵試（各國使領館規定），許多國家在中國的使領館通常設在北京、上海、廣州三地。也有些國家不接受本人預約，如日本，必須要求申請人將材料送至指定簽證代辦機構，由其統一辦理。
4．有些國家對在一段時間內去過該國的申請人提供免麵談服務，由申請人將其申請材料送交中信實業銀行，德國工商大會等代辦機構。
5．有些國家要求申請人在麵試當天以現金形式交納簽證費，也有些國家需提前交納到指定代收銀行，如美國需提前交納中信實業銀行。
6．有些國家在申請人麵試結束後1小時內即可將頒發簽證，如美國，也有些國家需要一周後頒發簽證，如德國，意大利，申請人可以委托他人代取簽證。
7．申請人麵試時，通常需要攜帶以下材料（特指如參展之類的商務簽證）：填寫完整的簽證表，護照，博覽會主辦方出具的正本邀請函，博覽會參展攤位證明，博覽會參展攤位費發票，申請人所在單位出具的經濟擔保函，申請人名片，身份證及戶口本原件，複印件，結婚證書，在職證明等，申請人所在單位營業執照複印件，信用證明以及所從事的商務活動的證明文件等。