9月1日下午，2011年中國(海南)國際熱帶農產品冬季交易會組委會在海口市西海岸新落成的海口國際會展中心召開了首次籌備工作會議。會議要求，今年的冬交會一定要辦成瓜菜訂貨會、布展創新會、成果展示會，使冬交會真正成為農業增效，農民增收的重要平台。
據介紹，今年冬交會的主題是“打造國家熱帶現代農業基地、促進海南國際旅遊島建設”，宗旨是“訂貨展銷、合作共贏”，努力達到“進一步創新辦會形式，豐富辦會內容，努力實現產品訂單更多、企業參與更多、會展效果更好”的辦會目標。
據了解，今年冬交會仍然由主會場和分會場共同組成。主會場共設綜合展區、龍頭企業展區、市縣展區、項目招商推介區、休閑農業展區、省外國外展銷區、銷售區、現代農業機械設備展區、和海南特色小食區等9個展區，麵積5萬平方米；分會場設在海南現代農業展示示範園（海口市秀英區富教村），分為國內外瓜菜新品種展示區、新技術新模式活植株展示區、花卉展示區、休閑農業展示區、種子種苗優質農資展示區和蔬菜標準化生產展示區等6大展區，麵積約300畝。
據了解，冬交會期間的重要活動主要有：新聞發布會、開幕式、招待宴會、“農產品品牌建設與現代營銷”主題論壇、專場推介會和表彰大會等。新聞發布會將舉辦兩次，第一次於11月底前舉行，主要通報籌備情況；第二次於12月14日舉行，主要通報展會成果。開幕式，於12月11日17：30在會展中心劇院舉行；招待宴會於12月11日18：00在會展中心宴會廳舉行。
今年冬交會不搞集體簽約，但要組織熱帶水果、瓜菜、農產品加工品和畜產品等四場專場推介會，相關簽約活動同時舉行。各市縣也可自行安排專項推介活動，但應提前報組委會辦公室統一安排。
對客商的邀請，從現在起進入邀請階段，由組委會辦公室統一印製邀請函，今年共邀請國內外客商共3500人。為避免多方邀請和重複邀請，各單位要把邀請名單及時送交組委會辦公室統五審核。
9月30日前，各市縣的設計方案和效果圖要提交組委會；10月15日前，布展組將對設計圖紙進行評審。
在布展上今年也作了相應要求。字體統一規定采用粗黑體字，材料為吸塑字，主色調以藍綠色為主；地板也裝飾不準使用粘膠，迎賓館保持原來地板，A、B、C館展區鋪藍色地毯，由各布展單位負責；主通道鋪紅色地毯。
據介紹，去年“冬交會”共簽訂農產品訂單565萬噸，其中冬季瓜菜270萬噸、水果100萬噸。在冬交會推動下，去冬今春全省農產品產銷兩旺，冬季瓜菜出島量290萬噸，水果出島194萬噸，分別增長11%和5%；生豬、家禽出島79萬頭和2100萬隻，增長11.7%和9.2%。去年“冬交會”簽約的18個農產品加工項目總投資14.8億元，已落實13個，5個項目開工建設，進展較好。今年冬季瓜菜計劃種植280萬畝，產量450萬噸，分別比去年增加16萬畝、12萬噸。
海南省人民政府副秘書長韓勇受副省長陳成委托出席會議並講話，海南省農業廳廳長肖傑就辦好今年冬交會作了詳細部署，省農業廳副巡視員林道孔主持會議。省農業廳、省貿促會、省供銷聯社、省林業局、省農墾總局、省公安廳、省委宣傳部、省台辦、省財政廳、省商務廳、省海洋與漁業廳、省工商局、省食品藥品監督管理局、中商集團等單位相關負責人，以及各市（縣）分管領導和農業局負責人參加了此次會議。