小鬆中國從代理店信息化做起

【導讀】通過係統的實施，使整個分銷渠道及其下屬辦事處、代理店等能夠通過互聯網實現訂貨、庫存管理、銷售、應收應付管理的業務處理，便於公司有效監控和評估業務。

　　日本小鬆製造所從1996年7月成立主要負責零配件銷售的小鬆上海開始，持續不斷地加大在中國的投資，至2000年成立了小鬆中國投資有限公司，成為小鬆製作所在中國的總部，負責小鬆在中國地區的全部業務。目前小鬆在中國的主要業務是生產、銷售以挖掘機為主的各類工程機械產品整機及零部件等，至2003年，小鬆中國的業務利潤已經占到小鬆全部利潤的一半以上，小鬆中國的業務拓展已被列入其最重要的市場區域。

　　小鬆中國目前擁有全國30多家代理店，負責小鬆產品的銷售和售前、售後支持，同時小鬆還陸續在國內投資建設了若幹個生產不同整機設備和配件的企業。然而，與快速發展的業務相比，小鬆中國的信息化進程顯得相對要慢許多。在剛進入中國市場時，小鬆的業務信息係統還是比較陳舊的DBASE數據管理係統，但很快就顯現出與業務發展的不相適應。為此，小鬆中國決定全麵改造信息係統。

　　從因地製宜構建信息係統

　　從進入中國到2003年前，小鬆中國一直沿用的是一套原有的基於DOS平台上的DBASE數據庫管理係統，由於市場發展迅速，小鬆製造所很早就開始投入了新係統的開發。在經過苦苦等待之後，小鬆海外開發的新係統由於語言環境和業務模式等諸多方麵的因素，最終沒能安裝到小鬆中國的業務流程管理中。

　　在實際的運行過程中，小鬆中國的管理者們認識到，中國的市場和中國的銷售管理、渠道合作都有自己獨特的情況，與其消極等待，不如從本地出發，從最貼近中國市場管理和應用的環節開始。由於小鬆中國所負責的整機、零部件等全線產品在國內的銷售，全部是通過30多家代理店分銷出去的，代理店的業務開拓情況直接影響到小鬆中國的發展。為了有效提高代理店的管理水平和推進代理店係統的信息化改造，同時也為了把小鬆製造先進的經營理念傳遞到整個渠道，小鬆決定用信息化改造的方法來把代理店的業務更緊密地“團結”在小鬆中國的周圍。

　　當小鬆中國決定開發中國代理店係統時，原先一直有接觸的上海博科資訊的解決方案就進入了討論的備選方案。博科資訊從中國國情出發，提供的多語種、開放平台設計，以及為企業量身定製的解決方案得到了小鬆中國和小鬆製造所東京總部的認可。在小鬆總部懷疑的目光中，上海博科資訊的年輕工程師們經過3個多月的開發實施，就使小鬆中國代理店信息管理係統正式上線。博科資訊的開發方案不僅比小鬆原計劃大大減少了成本，縮短了開發和實施周期，也更好地為小鬆中國的業務開拓提供了更貼切的現場服務。

　　通過代理店信息係統的實施，小鬆中國不僅加強了對代理店和代理商的管理，更重要的是通過對代理店進行銷售管理指導，從而更進一步推進產品的銷售，提高市場占有率。

　　從代理店做起的博科解決方案

　　上海博科資訊為小鬆中國代理店提供的信息化方案立足於解決渠道代理企業建立分銷管理信息化係統。包括:業務處理流程、業務模型以及應用係統。目的是建立一套完整的企業分銷管理信息化係統，並逐步在下屬各代理商中建立完善的信息化係統，對企業的日常業務管理數據及在中國全國範圍內的代理商關於產品相關的數據進行計算機管理。

　　通過對小鬆中國的業務特點和管理需求分析，谘詢師確定采用博科智能化構件平台Open9000為係統基本架構。由於該平台本身的易開發特性、開放性和柔韌性，因此，可以很方便地為各行業開發實施信息化的業務流程管理。

　　小鬆中國的代理店分銷管理信息化係統，其最終目的是將企業的采購、銷售、庫存管理及財務管理和網上訂單處理的業務集成在統一的係統中，並通過網上訂單建立和工廠生產入庫的數據收集，使得企業的庫存數據和產品銷售數據可以進行代理商考核和產品市場分析，為企業的經營活動提供詳實的分析數據。

　　代理商訂購零配件,首先查詢企業的庫存，有現貨，直接發采購定單;無現貨發采購申請單，接到到貨通知後再發采購定單，企業收到采購定單後直接發貨給代理商;收到采購申請單，則向製造廠商發出訂單購貨。通常客戶在作業過程中發生故障，供貨時間分為緊急(1天供貨)，半緊急(1周內供貨)和普通庫存補貨(2周內供貨)等。

　　由於小鬆在中國銷售的機械設備大多數都是工程用的大型設備，在供貨的時間要求上非常嚴格，因此在代理店遇到客戶有供貨需求時就必須以最快的速度送達客戶，這其中不僅要與小鬆中國聯係，還有可能需要小鬆全球供應商的即時反應。目前小鬆中國的零配件正常庫存品種為1萬種左右，而代理店一般為6000~7000種。由於某些零部件的單件占用資金量比較大，而一般代理店由於資金周轉問題，通常也不可能存有大量的備件，因此對整個供應鏈的流暢，管理以及庫存的最優、最經濟都有一個很高的要求

　　博科在了解了小鬆中國的分銷體係的需求後，結合博科自身在分銷批發以及連鎖零售行業內的豐富經驗，對小鬆代理店的業務係統進行了全麵的規劃和設計，係統將提供對代理店、客戶以及所經營的商品能進行係統的分類管理方麵統計匯總;提供零配件完整的采購訂貨直至采購結算的采購業務流程管理;提供專業的銷售開單、開票管理，支持銷售發票核銷處理和應收賬款賬齡分析;提供多倉庫、多屬性的倉庫管理以及庫存商品成本核算;提供完善的整機銷售和售後服務跟蹤管理支持等。

　　通過係統的實施，可以使小鬆中國的分銷鏈路環節得到比較全麵的信息化管理，使整個分銷渠道及其下屬辦事處、代理店等能夠通過互聯網實現訂貨、庫存管理、銷售、應收應付管理的業務處理，便於公司有效監控和評估業務，便於搜集各個分銷環節的庫存、銷售、回款等數據信息，幫助企業進行決策。

　　小鬆信息化從中國走向世界

　　如何幫助代理店發展一直是小鬆中國的重要任務，絕大多數的代理店老板都是憑直覺在經營，但隨著市場的迅速發展，產品及配件越來越多，業務越來越複雜，傳統的代理店已經無法應對現代市場競爭。為了要盡快把小鬆的經營理念灌輸下去，讓小鬆的分銷夥伴能夠與時俱進。通過信息係統，可以使小鬆中國與代理店的關係更密切，推動代理店跟上時代的發展。

　　從目前國內同行業的情況看，建設類似的代理店服務信息係統，小鬆是第一家。小鬆中國的代理店管理和服務在國內是名列前茅的。信息係統上線後，將大大提高代理店的服務水平和競爭能力。此外，代理店通過信息係統還可以對小鬆的管理模式有所了解，幫助代理店的老板們及時了解自身企業的運營狀況，通過信息係統每天都可以查閱到企業的經營情況，以及企業的債權、貸款、按揭等情況。

　　小鬆中國的信息規劃暫定為五個階段，第一期代理店信息係統已基本完成，它將安裝在小鬆全國30多家代理店和分銷商;第二期為小鬆中國區總部的信息化，以及與各銷售代理商之間的信息溝通。未來還將對小鬆中國的產品生產、業務流程、資金流、物流、成本和利潤的管理，以及由此產生的效益和利潤等進行信息管理。包括海外采購、采購計劃、定單、流程、入關、報關、報稅(保稅、非保稅)管理。

　　目前小鬆在國內已經有一些獨資與合資的生產製造企業，後期規劃中將把這些國內生產企業的信息係統，與小鬆中國、小鬆的分銷體係、小鬆的海外采購體係聯接。因為從目前的進展情況看，小鬆中國代理店的信息化過程實施的可行性和操作性都比較好，小鬆也有意識地把現在中國實施的軟件係統轉移到海外，如印度、俄羅斯等，因為在當地的銷售管理模式與中國目前的狀況基本雷同，也完全可以使用這套在中國成功使用的代理店係統。

　　這樣，小鬆通過博科資訊完成了中國體係的第一階段信息化，而博科也將通過小鬆製造把中國的成功經驗帶到世界。